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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
CAPÍTULO PRIMERO- DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Identificación del responsable del tratamiento
RECORDATI RARE DISEASES COLOMBIA S.A.S. sociedad colombiana debidamente
constituida, identificada con el NIT 900.894.892-3, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C.,
(en adelante “Recordati”), por medio del presente documento expone la Política de
Tratamiento de la Información (la “Política”), la cual regula la recolección, almacenamiento,
tratamiento y la protección de la información personal recibida de los titulares de datos
personales, por Recordati a través de sus distintas divisiones y canales habilitados, de acuerdo
con la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales Ley
1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015.
Los datos de contacto de Recordati son:
Razón social
RECORDATI RARE DISEASES COLOMBIA
S.A.S.
NIT
900.894.892 - 3
Dirección
Cra. 7 N° 127 - 48 Oficina 901 Edificio 128
Centro Empresarial.
Cuidad
Bogotá D.C. Colombia
Correo electrónico
infocolombia@recordati.com
Teléfono
(+57 1) 6472780 / 6474316 / 4390050
1.2. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones, las cuales
serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una
aplicación sistemática e integral. De igual modo, los demás principios y postulados que rigen
los derechos fundamentales que rodean el derecho de habeas data y protección de datos
personales.
a. Autorizaciones: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a
cabo el tratamiento de sus datos personales a cargo de un tercero.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del
Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante
la cual se le informa acerca de la finalidad del Tratamiento que se pretende dar a los
Datos Personales, adicionalmente se refiere a la existencia de la Política y el acceso a
la misma.
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c. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
f. Dato sensible: Serán aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales,
fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
g. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada,
ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino
a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
h. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.
i. Derecho al Habeas Data: Aquel que tiene toda persona en conocer, actualizar y
rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos
de naturaleza pública o privada
j. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
k. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de
los datos.
l. Titular: Persona natural, que actúa por sí misma o en nombre legal de otros (v.gr.
Menores de edad) y cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
m. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación supresión.
n. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
o. Transmisión: Esta tiene lugar cuando implica la comunicación de los datos personales
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por parte del Encargado.
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1.3. Principios
Recordati aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a
seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos
personales:
(1) Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará
aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos
personales y demás derechos fundamentales conexos.
(2) Finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que
tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Recordati estarán subordinados y
atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de
los datos personales.
(3) Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede
llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
(4) Acceso y circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Normativa Vigente
y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Normativa Vigente, lo
que significa que tendrán acceso a los Datos Personales que consten en las Bases de
Datos de Recordati las personas designadas para ello por Recordati. Los Datos
Personales, excepto aquellos que sean públicos, no estarán disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva.
(5) Veracidad o Calidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces,
completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. No se efectuará
Tratamiento alguno sobre datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
a error.
(6) Transparencia: Se garantizará el derecho de los Titulares a obtener del Responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le
conciernan.
(7) Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias
para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, en
particular, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
(8) Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en
Bases, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial
y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables,
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técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio
de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a
futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán
suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de
servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se
mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento.
(9) Pertinencia, Necesidad y Proporcionalidad: Los Datos Personales registrados en una
Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las
finalidades del Tratamiento informadas al Titular y por tal razón, deben ser adecuados,
pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
(10) Temporalidad o Caducidad: El período de conservación de los Datos Personales será
el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
(11) Protección de Datos Personales Sensibles: No se efectuará Tratamiento sobre Datos
Personales Sensibles, salvo Autorización expresa del Titular y en las demás excepciones
que consigna la Normativa Vigente.
1.4. Objetivo de la Política
En esta Política se busca garantizar el derecho a la privacidad, al Hábeas Data, la intimidad, el
buen nombre, así como el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recopilada
de los Titulares de los datos personales y que se encuentren en las bases de datos de Recordati,
por lo tanto, en el presente documento se establecen los parámetros bajo los cuales Recordati
realiza el Tratamiento de los datos personales, determina las finalidades, los derechos de los
Titulares de los datos personales y los procedimientos para el ejercicio de tales derechos ante
Recordati.
La presente Política es aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de las bases
de datos de Recordati y que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Recordati.
1.5. Titulares a quien va dirigida la Política
La presente política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a empleados,
proveedores, clientes y en general, cualquier titular de la información, ya sea actuando en su
nombre, o como representante legal, que, con ocasión a alguna actividad y/o servicio se
encuentre vinculado con Recordati.
1.6. Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales
La presente Política da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en
Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1266
de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Capítulo 25
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del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011, así como las Circulares de la
Superintendencia de Industria y Comercio, relativas al tratamiento de datos personales y
demás normas que las modifiquen o complementen.
CAPÍTULO SEGUNDO- TRATAMIENTO Y CICLO DE VIDA DE LOS DATOS PERSONALES
2.1. Tipos de bases de datos personales.
Tiene diferentes tipos de datos personales los cuales se encuentran en bases de datos y
archivos físicos y digitales, y se clasifican en seis categorías, a saber:
No.
Tipo de base de Datos
Finalidad
1
Personal y recursos
humanos
Se encuentran todas las bases de datos y archivos
físicos y automatizados relacionados con los
procedes de recursos humanos y sus finalidades son:
gestión, selección, contratación y administración de
personal propio de Recordati o temporal.
2
Clientes
En esta categoría están todas las bases de datos y
archivos físicos y automatizados relacionados con los
clientes, y tiene como finalidad la gestión, control
contable y financiero de clientes, envío y recepción de
facturas (en versión física o digital), y la premoción,
gestión personalizada del cliente, envío de novedades
y comunicaciones sobre el cumplimiento del objeto
social de Recordati.
3
Proveedores
Se encuentran todas las bases de datos y archivos
físicos y automatizados relacionados con los
proveedores. La finalidad de esta base es la gestión
administrativa, contable y comercial para contratar
bienes y servicios, incluyendo pagos, comunicaciones
variadas la terminación de la relación surgida por
dicha contratación. Así mismo, pretende agilizar
todas las comunicaciones derivadas de la
contratación.
4
Pacientes
Se encuentran todas las bases de datos y archivos
físicos y automatizados relacionados con los
programas de soporte al paciente de Recordati, y
tiene como finalidad el seguimiento del paciente
prescrito con productos de Recordati, para un
correcto desarrollo y acompañamiento de su terapia,
bienes sea directamente por Recordati o por terceros
contratados por este para la administración y gestión
de los programas.
5
Profesionales de la salud
Se encuentran todas las bases de datos y archivos
físicos y automatizados relacionados con
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profesionales de la salud, con la finalidad de dar a
conocer, promocionar y comercializar los productos
de Recordati, realizar visita médica y darle
seguimiento al resultado de estas visitas,
involucrarlos en iniciativas digitales y virtuales,
capacitaciones, actividades realizadas o patrocinada
por Recordati, así como la gestión de comunicaciones
de acuerdo al área en la que se desempeñan, así
como fines estadísticos.
6
Videos de vigilancia
Se encuentran la base de datos y archivos
automatizados relacionados con el control de
seguridad de las personas y bienes que se encuentran
en las instalaciones.
2.2. Tipos de datos personales que recolecta Recordati
Recordati recolecta datos personales, de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de
niños, niñas y adolescentes.
De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las
categorías de datos que tiene Recordati en sus bases de datos, son las siguientes:
Tipo de datos personales contenidos en las bases de datos de Recordati
Tipos de datos
Tipo de base de Datos
Personal y
Recursos
humanos
Clientes
Proveedo
res
Pacientes
Profesion
ales de la
Salud
Videos
Datos generales
de identificación
de la persona
X
X
X
X
Datos
específicos de la
identificación de
la persona
X
X
X
Datos
biométricos de
la persona
Datos de
ubicación
relacionados
con actividad
comercial o
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profesional de
las personas.
Datos de
ubicación
personal
relacionados
con actividad
privada de las
personas
Datos
relacionados
con la salud de
la persona que
incluyan
resultados de
pruebas
X
Datos
financieros,
crediticios y/o
derechos de
carácter
económico de
las personas
X
Datos de
información
tributaria de la
persona
X
Datos
relacionados
con la actividad
económica de la
persona.
X
Datos
relacionados
con la historia
laboral de la
persona.
X
Datos
relacionados
con el nivel
educativo,
capacitación y/o
historial
X
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académico de la
persona.
Datos generales
relacionados
con afiliación ya
portes al
sistema integral
de seguridad
social.
X
X
Datos de
antecedentes
judiciales y/o
disciplinarios de
las personas.
X
Datos
personales de
acceso a
sistemas de
información
2.3. Tratamiento al que se someten los datos personales
2.3.1. Autorización
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por
parte de Recordati requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular
de los mismos.
La autorización podrá constar en un documento físico o electrónico, específicamente aquellos
formatos relacionados en el numeral 2.3.4. de esta Política donde le permita a los Titulares
realizar su posterior consulta. Para esto, Recordati utilizará los mecanismos con que cuenta
actualmente, e implementará las acciones necesarias para mantener registros idóneos de
cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el
tratamiento de los mismos.
Recordati, no vende ni alquila a terceros las bases de datos que obtiene en desarrollo de su
objeto social, esta información sólo será tratada para los fines y periodo que en cada caso se
indique, garantizando mantenerla segura y con un alto grado de privacidad y confidencialidad.
Toda la información recopilada por Recordati se encuentra protegida en diversos tipos de
archivos y copias virtuales, protegida por servidores internos.
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2.3.2. Tratamiento
La información que se recopile por cualquier otro medio habilitado para tal fin cuenta con
acceso restringido de determinado personal, custodiado por medio de usuarios y contraseñas
de administrador. Así mismo, Recordati obtiene la información que contiene en sus bases de
datos mediante relaciones contractuales propias de su objeto social, la cual se encuentra
protegida con altas medidas de seguridad y acceso restringido.
La información de los titulares que reposa en Recordati, cuenta para su tratamiento con su
correspondiente autorización para el mismo; esta información podrá ser transferida total o
parcialmente al exterior, cuando se requiera y se informe al Titular, dando cumplimiento a los
requerimientos legales para la realización de dicha transferencia. La información continuará
manteniéndose con la misma privacidad y seguridad con la que se mantenía en Recordati y
solo será tratada para los fines indicados inicialmente. En caso de envío de información o
transferencia de datos a otro país, ésta se realizará únicamente a terceros con quienes
Recordati tiene un vínculo contractual, comercial y/o jurídico y se enviará únicamente cuando
media previa autorización del Titular.
Recordati realizará operaciones que incluyen la recolección de datos, su almacenamiento, uso
circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las
finalidades autorizadas y previstas en la presente Política. De la misma forma se realizará
Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
2.3.3. Finalidad
La Información tratada por Recordati corresponde a los datos suministrados por sus
proveedores, pacientes, médicos, empleados y clientes. La información que se recopila en la
actualidad se tratará con las siguientes finalidades:
(1) Dar cumplimiento a las actividades comerciales y contractuales vinculadas con
Recordati y sus proveedores.
(2) Expedición de facturas, cotizaciones, registros y todos los documentos necesarios que
sirvan de soporte para el registro contable de Recordati.
(3) Desarrollo de procesos y procedimientos contables.
(4) Dar cumplimiento a procesos de seguridad sobre la información que reposa en las
bases de datos de Recordati.
(5) Datos de Clientes: Prestar los servicios contratados por los clientes, informar sobre el
estado de los o servicios contratados, sus modificaciones y novedades, realizar labores
de actualización de datos de contacto, expedir los productos solicitados por los
clientes.
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(6) Datos de Proveedores: Realizar pedidos y pagos a sus proveedores y reportar
información tributaria, dar cumplimiento a los contratos suscritos entre Recordati y sus
Proveedores.
(7) Datos de Empleados: Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales,
reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación contractual
con Recordati, mantener en sus bases de datos información por el término indicado
en la Ley, y proporcionar la misma a un tercero cuando sea necesario en lo referente a
contacto para casos de emergencia, accidentes de trabajo y formación académica,
proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas en Recordati,
cuando así lo autorice el Titular, de acuerdo a lo estipulado en la ley laboral y en los
periodos que allí se enmarcan.
(8) Datos de Médicos: Realizar invitaciones a reuniones y eventos académicos.
(9) Datos de Pacientes: Prestar ayuda, direccionándolos a los grupos de pacientes y darles
soporte.
2.3.4. Autorización para el tratamiento de datos personales
Recordati solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización
por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos
garantizando en cada caso, que sea posible verifica el otorgamiento de dicha autorización.
Esta autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico
o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas,
cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
Gestión de autorizaciones para el tratamiento
Base de datos
Recolección de la
Autorización
Responsable de la Base
Personal y recursos
humanos
Contrato de Trabajo,
Consentimiento en sistema
y por correo electrónico
Recursos Humanos.
Clientes
Documento de Autorización
(Anexo 1)
Gerencia de ventas
Proveedores
Documento de Autorización
(Anexo 1)
Contabilidad y finanzas
Pacientes
Documento de Autorización
(Anexo 1)
Programa de soporte a
pacientes
Profesionales de la Salud
Documento de Autorización
(Anexo 1)
Gerencia de ventas
Videos de vigilancia
Contrato de trabajo y aviso
de videovigilancia
RRHH y Servicios Generales.
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2.3.4. Autorización para el tratamiento de Datos Sensibles y Datos de Niños, Niñas y
Adolescentes
En caso de requerirse realizar tratamiento de Datos Sensibles o datos de menores de edad,
Recordati, con el fin de salvaguardar el interés vital de los Titulares protegerá con especial
cuidado y estrictas medidas de protección este tipo de datos. Recordati ha implementado
sistemas y estándares de tecnología y de seguridad operacional con el fin de proteger
información personal de pérdida, usos indebidos, alteraciones o destrucción. Adicionalmente,
todos nuestros empleados son conscientes del Tratamiento adecuado que debe darse sobre
los datos personales y sobre aquellos considerados como sensibles, por lo que se
comprometen a respetar las políticas de seguridad de información.
Para el Tratamiento de este tipo de datos se requerirá de autorización expresa de los Titulares
(en el caso de menores de edad de sus tutores legales) en la que se informe que se responderá
y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de
sus derechos fundamentales (Art 12 Dcto 1377/2013) y las demás establecidas por la ley.
Recordati accede a la información sensible de pacientes para colaborarles con acceso a
capacitaciones, grupos de pacientes y brindarles soporte en el tratamiento adelantado. Frente
a esta información, Recordati identifica los datos sensibles y los datos de niños, niñas y
adolescentes (menores) que eventualmente recolecten o almacenen sobre estos, siguiente los
siguientes pilares:
• Garantizar el especial cuidado y responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos
datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los
principios y deberes de protección.
• Contará con altos niveles de seguridad de esta información.
• Ha implementado restricciones de acceso y uso a la información.
2.3.5. Deberes de Recordati como Responsable del Tratamiento de Datos personales
Cuando Recordati actúe como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con
los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
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f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación
y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de
los Titulares.
2.3.6. Deberes de Recordati como encargado del tratamiento de datos personales
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de Hábeas Data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o
fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los
términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que
se regula en la Ley 1581 de 2012.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular cualquier información que esté siendo controvertida por
el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
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• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Recordati tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad
de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.
En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se
encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente
sobre protección de datos personales.
En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y
Encargado del Tratamiento en la misma persona (Recordati), le será exigible el
cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
2.3.7. Casos en que Recordati opere como encargado de la Información
En situaciones donde Recordati actúe como encargado de la información, los individuos o
entidades responsables de esa información deben obtener y mantener la autorización del
titular de los datos para que Recordati pueda procesarlos. Por lo tanto, Recordati asume que
el responsable de la información tiene el consentimiento previo y explícito de los titulares con
los que interactuar para utilizar sus datos personales. Si Recordati lo solicita, el responsable de
la información proporcionará copias de esas autorizaciones.
CAPITULO TERCERO- DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS
PERSONALES
3.1. Derecho que le asiste como titular del dato
El titular del dato puede solicitar el acceso, actualización rectificación y supresión de sus datos
personales en posesión de un tercero, a su vez, le permite revocar la autorización que ha
otorgado para tratar sus datos.
Si un titular, considera que Recordati tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede
en todo momento solicitar la consulta de sus datos, solicitar la actualización de su información
y/o realizar una petición o reclamo en relación con los mismos.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en
materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
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• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Recordati, en su
condición de responsable del tratamiento
• Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a Recordati,
en su condición de Responsable del Tratamiento.
• Recibir información por parte de Recordati previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo
dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de
consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales vigentes
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen.
3.2. Procedimiento para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos.
Recordati garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del
titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin
costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de
medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con Recordati,
pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar
la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:
3.2.1. Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a infocolombia@recordati.com, la
supresión de sus datos personales cuando:
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• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes
y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con
lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados
por Recordati.
3.2.2. Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal o contractual. Para ello, Recordati establece mecanismos sencillos y gratuitos que
permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo
otorgó.
3.2.3. Presentación de solicitudes
La solicitud deberá ser presentada por:
• El Titular de la información acreditando su plena identificación de forma suficiente.
• Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar su condición como tales.
• Representantes o apoderados del titular, acreditando la representación de la persona
y/o apoderamiento
• Por estipulación a favor de otro o para otro, presentando los documentos que den
cuenta de ello.
Como mínimo la solitud deberá contener: la identificación del titular, la descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, consulta, actualización o supresión, la dirección y teléfonos
de contacto, correo electrónico y los documentos que quiera hacer valer.
3.2.4. Consulta:
En caso de consultas sobre datos personales, Recordati habilitará todo tipo de medios que
considere que sean pertinentes para garantizar este proceso. La consulta será atendida en un
término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma,
con los documentos soportes que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los
derechos de Titular. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término inicial,
Recordati informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha
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Título: Política de protección de datos personales
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en que atenderá la consulta, término que no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
3.2.5. Reclamo:
En los casos en que los Titulares de Datos Personales Tratados por Recordati consideren que
los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su
criterio un incumplimiento de los deberes de Ley de TCS, podrán dirigirlos por medios
electrónicos al correo infocolombia@recordati.com.
Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:
• Recordati antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato
Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una
estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o
documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o
documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Recordati requerirá al
reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e
información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo
inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Recordati no es
competente para resolverlo, dará traslado al Área Jurídica, dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al
reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de
Datos de Recordati donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.6. Información que debe acreditar el titular del dato
Cuando se realice alguna solicitud de supresión, revocatoria, consulta o reclamo, el titular del
dato deberá acreditar los siguientes datos de identificación:
a. Nombres completos y apellidos
b. Tipo de documento y número de identificación
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c. Dirección de domicilio y ciudad
d. Teléfono de contacto
e. Correo electrónico
f. La información necesaria y completa para tramitar su solicitud
En caso de presentar un reclamo, el titular deberá adjuntar los documentos que respalden o
demuestren su solicitud. Si el titular es un menor de edad, sus padres o tutores legales deben
presentar el reclamo en su nombre, pero en ningún caso se le negará al menor el ejercicio de
sus derechos.
Antes de atender cualquier reclamo, Recordati verificará la identidad del titular de los datos
personales, su representante legal o apoderado. Para hacerlo, la empresa puede requerir la
presentación de la cédula de ciudadana u otro documento de identificación original del titular,
así como los documentos que acrediten la representación legal, como poderes especiales o
generales, según corresponda.
3.2.7 Solicitud de imágenes y videos.
En caso de que el titular de la información solicite consultar imágenes y/o videos donde se
capture su información deberá seguir el siguiente procedimiento:
i. Indicar los hechos de la solicitud, establecimiento fecha y hora.
ii. Justificar la necesidad de la solicitud.
iii. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada
para realizar dicha solicitud y el objetivo de esta. Si el interesado es un tercero, deberá
aportar la autorización correspondiente para el acceso a esa información del titular del
dato.
3.2.8. Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos:
Para procesar la solicitud, Recordati realizará lo siguiente:
i. Confirmará que la información solicitada aún esté almacenada en sus servidores.
ii. Revisará la solicitud para determinar su pertinencia, asegurándose de que no viole el
derecho a la privacidad y otros derechos fundamentales de terceros que no sean el
titular de la información. También verificará si la solicitud presentada por el solicitante
es legítima.
iii. Si es necesario y si los derechos de terceros se ven afectados, Recordati indicará al
solicitante que debe obtener la orden judicial correspondiente antes de proceder.
3.3. Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
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Título: Política de protección de datos personales
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Recordati tiene habilitados los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho de
hábeas Data.
Correo electrónico: infocolombia@recordati.com
Dirección física: Cra 7 N° 127 - 48 Oficina 901 Edificio 128 Centro Empresarial.
Estos son los únicos canales que Recordati tiene habilitados para consultas y reclamos en
protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá acudir a ellos para el correcto
trámite de sus peticiones.
CAPITULO CUARTO – DISPOSICIONES FINALES
4.1. Verificaciones permanentes
En el tratamiento de datos personales, Recordati de manera permanente verificará en sus
procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho al hábeas data a
los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del
titular para el tratamiento de sus datos personales.
4.2. Vigencia de la Política y de la base de datos
La presente Política entrará en vigencia a partir del 01 de julio de 2024. De presentarse cambios
sustanciales en la Política o modificaciones sobre la misma, se informará a los Titulares de
forma inmediata por los medios y canales habilitados para tal fin.
Las Bases de Datos de Recordati tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad
para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.
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Código: L_CO_POL-GV01
Versión: 1.0
Título: Política de protección de datos personales
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Anexo 1: FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FORMATO
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
Versión: 001
Fecha: 03/07/2024
Página: 1 de 1
_________________, identificado con la cedula de ciudadanía _____________ de __________, actuando en nombre propio
y/o en mi calidad de representante legal de ________________, sociedad comercial, identificada con el Nit.
______________, por medio de la presente, me permito manifestar que RECORDATI RARE DISEASES COLOMBIA
SAS (“RRDC”), identificada con Nit. 900.894.892-3, me ha informado lo siguiente en virtud de la Ley 1581 de 2012
y el Decreto 1074 de 2015:
i. RRDC es el responsable del tratamiento de los datos personales que suministro en el formulario.
ii. RRDC ha puesto a mi disposición su Política de Tratamiento de Datos Personales.
iii. Se me ha informado que, como titular de datos personales sensibles, no estoy obligado a otorgar
autorización sobre esta clase de datos.
Por lo tanto, autorizo de manera libre, espontánea, voluntaria, previa, informada e inequívoca a RRDC, para que en
los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión,
procesamiento, compilación, intercambio y en general, el tratamiento de los datos personales, que he procedido a
entregar o que serán tomados, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra
índole que surja en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento; o los que por razones
de seguridad se requieran, en virtud de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
Se realiza la siguiente autorización:
#
AUTORIZACIONES
SI
NO
N/A
A
DATOS PERSONALES O HABEAS DATA: El tratamiento de mis datos personales
como “titular” de conformidad con: (i) La ley 1581 de 2012 y demás que la
modifiquen o reglamenten; y (ii) sus políticas, para fines comerciales, de mercadeo,
estadísticos, entre otros. De esta manera, Recordati se encuentra autorizada para
que solicite, procese, conserve, verifique, consulte, almacene, suministre, reporte
y/o actualice, directamente o a través de sus encargados, en Colombia o en el
exterior, dicha información personal.
Las autorizaciones concedidas por el presente documento que han sido marcados con “Si”, se someten a las
siguientes condiciones:
Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales se extiende durante la totalidad del
tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con RRDC, y con
posterioridad al finiquito de este, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las
cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
Como titular de los datos personales. manifiesto que estoy informado que puedo revocar mi consentimiento de
tratamiento de estos en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Categoría: Política local
Código: L_CO_POL-GV01
Versión: 1.0
Título: Política de protección de datos personales
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En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente
para las finalidades derivadas de la relación con la RRDC.
De igual forma, declaro que me han sido informados mediante este documento y conozco los derechos que el
ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras
prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los
responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable
del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos
personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de
protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en
el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma
gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Así mismo, reconozco el derecho constitucional que me asiste de conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre mí o mi representada en las bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades
y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma, como se establece en el artículo 1 de la ley 1581 de 2012.
Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados,
la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por RRDC, que
corresponden a los siguientes:
- Correo electrónico: infocolombia@recordati.com
- Correspondencia: Cra. 7 N° 127 - 48 Oficina 901 Edificio 128 Centro Empresarial.
Concepto
Datos Personales
Nombre del titular de datos
personales
Cedula o NIT
Teléfono
Dirección
Correo
Fecha de diligenciamiento
Atentamente,
_________________
CC.______________
Representante legal de
________________
Categoría: Política local
Código: L_CO_POL-GV01
Versión: 1.0
Título: Política de protección de datos personales
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Anexo 2: FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE VALOR
FORMATO
AUTORIZACIÓN TRANSFERENCIA DE VALOR
Versión: 001
Fecha: 03/07/2024
Página: 1 de 1
__________________________________, identificado con la cedula de ciudadanía ________________ de __________, actuando
en nombre propio, por medio de la presente, me permito manifestar que RECORDATI RARE DISEASES COLOMBIA
SAS (“RRDC”), identificada con Nit. 900.894.892-3, me ha informado lo siguiente en virtud de la Ley 1581 de 2012
y el Decreto 1074 de 2015:
i. RRDC es el responsable del tratamiento de los datos personales que suministro en el formulario.
ii. RRDC ha puesto a mi disposición su Política de Tratamiento de Datos Personales.
iii. Se me ha informado que, como titular de datos personales sensibles, no estoy obligado a otorgar
autorización sobre esta clase de datos.
Por lo tanto, autorizo de manera libre, espontánea, voluntaria, previa, informada e inequívoca a RRDC, para que en
los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión,
procesamiento, compilación, intercambio y en general, el tratamiento de los datos personales, que he procedido a
entregar o que serán tomados, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra
índole que surja en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento; o los que por razones
de seguridad se requieran, en virtud de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
Se realiza la siguiente autorización:
#
AUTORIZACIONES
B
TRANSFERENCIA DE VALOR: El tratamiento, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, reporte,
circulación y publicación de mi información personal como Receptor de Valor a favor del Ministerio de
Salud y Protección Social (“Minsalud” para que pueda ser reportada a mi nombre por parte de
Recordati, al Registro de Transferencias de Valor del Sector Salud (“RTVSS”), de acuerdo con los
términos establecidos en la Resolución 2881 de 2018, o a las normas que las modifiquen o sustituyan.
Las autorizaciones concedidas por el presente documento que han sido firmados digitalmente se someten a las
siguientes condiciones:
Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales se extiende durante la totalidad del
tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con RRDC, y con
posterioridad al finiquito de este, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las
cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
Como titular de los datos personales. manifiesto que estoy informado que puedo revocar mi consentimiento de
tratamiento de estos en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente
para las finalidades derivadas de la relación con RRDC.
En cuanto al Registro de Transferencias de Valor del Sector de Salud establecido por el Ministerio de Salud y
Protección Social, me permito manifestar que soy consciente de que la mencionada publicación de información se
realiza en aras de garantizar la transparencia en las relaciones entre actores del sector salud y la industria
farmacéutica y de tecnologías en salud (Resolución 2881 del 5 de julio de 2018, emitida por el Ministerio de Salud
y Protección Social y las normas que la modifiquen o adicionen). Además, declaro que tengo conocimiento de los
derechos que me asisten en mi calidad de Titular de datos personales, consagrados en el artículo 8° de la Ley 1581
Categoría: Política local
Código: L_CO_POL-GV01
Versión: 1.0
Título: Política de protección de datos personales
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de 2012. Mediante la suscripción del presente documento autorizo en forma permanente al Ministerio de Salud y
Protección Social, para que publique la información que sea reportada a mi nombre por parte de RRDC al Registro
de Transferencias de Valor del Sector Salud
De igual forma, declaro que me han sido informados mediante este documento y conozco los derechos que el
ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras
prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los
responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable
del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos
personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de
protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en
el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma
gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Así mismo, reconozco el derecho constitucional que me asiste de conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre mí o mi representada en las bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades
y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma, como se establece en el artículo 1 de la ley 1581 de 2012.
Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados,
la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por RRDC, que
corresponden a los siguientes:
- Correo electrónico: infocolombia@recordati.com
- Correspondencia: Cra. 7 N° 127 - 48 Oficina 901 Edificio 128 Centro Empresarial.
Concepto
Datos Personales
Nombre del titular de datos
personales
Cedula o NIT
Teléfono
Dirección
Correo
Fecha de diligenciamiento
Atentamente,
_________________
CC.______________
